Kako se boste letos lotili letnih razgovorov?

December je primeren čas, da se ozremo na leto, ki se poslavlja, in se pogovorimo o dosežkih in priložnostih za izboljšave v naslednjem letu. Zato je to tudi pravi čas za izvedbo letnega razgovora. Če jih načrtuje tudi vaše podjetje, je dobro vedeti,  kako z letnim pogovorom res doseči, kar smo si zadali. Za vas smo pripravili nekaj nasvetov in hiter načrt za izvedbo v petih korakih.

Zakaj letni razgovor
Letni razgovor je lahko odlično orodje, da si vzamemo čas za pogovor med zaposlenim in vodjo, za kar med letom prepogosto zmanjka časa. Letni razgovor je enkratni dogodek v letu, ki nas pripravi do tega, da si vzamemo čas, se usedemo in si povemo stvari, ki si jih v vsakdanjem hitrem tempu ne uspemo. To je torej priložnost, da povemo, kaj nam je všeč, kaj nas moti in kaj bi radi dolgoročno spremenili. Posledično si lahko tudi postavimo konkretne cilje in načrte za izboljšave v prihajajočem letu.

2289

O čem bi morali govoriti na letnem razgovoru?
Pomemben del letnega razgovora je zagotovo ocena dela in postavitev ciljev. Poleg tega pa se posvetimo tudi željam in predlogom za osebni razvoj – razvoju kompetenc, s katerimi bomo drugo leto pri opravljanju dela še boljši. Idealno bi bilo, da po pogovoru pripravimo še plan izobraževanj za zaposlenega. Tak razvojni načrt naj bo finančno ovrednoten in potrjen, tudi s finančnega vidika. Na letnem razgovoru vsekakor preglejte lanskoletne cilje. Te cilje je treba ovrednotiti in oceniti, kako uspešni smo bili pri njihovi izvedbi.  Pogovorite se tudi o delovanju v skladu z vrednotami podjetja, naredite potencialni razvojni načrt za naslednje leto, omogočite prosti komentar zaposlenega in nadrejenega, že na letnem razgovoru pa lahko določite tudi cilje za naslednje leto.

Kdo vse naj bo prisoten pri letnem razgovoru?
Na letnem razgovoru naj bosta zaposleni, ki mu je razgovor namenjen, in njegov direktni nadrejeni. Če je več vodij, naj se ti pogovori razdelijo na več ločenih pogovorov in naj se zaposleni pogovarja le z eno osebo.

Kako dolgo naj traja letni razgovor z zaposlenim?
Za letni razgovor si vzemimo čas. Na letnem razgovoru želimo, da si izmenjamo iskrena mnenja in pričakovanja, zato se nam lahko zgodi, da v pogovoru naletimo na področje, kjer želimo izboljšati sodelovanje, kar pa seveda ne moremo storiti na hitro. Za pogovor si rezervirajmo do dve uri, v povprečju pa tak lahko traja uro do uro in pol.

V kakšnem okolju naj poteka?
Tisti, ki vodi razgovor, mora poskrbeti za pozitivno ozračje, da se sogovornik sprosti. Izberimo prostor, kjer nas nič ne moti. To je lahko tudi sejna soba ali pisarna v podjetju.

Ko ni vse pozitivno …
Če imamo letni razgovor z nezadovoljnim sodelavcem, ga poslušamo, njegove ugovore sprejmemo mirno in ga napeljemo k skupnemu iskanju rešitve. Potrudite se, da boste ustvarili pozitivno vzdušje in tudi morebitne pomanjkljivosti in napake komentirali v pozitivnem duhu. Bodite iskreni, pazite pa tudi, da bo letni razgovor namenjen pogovoru o delu zaposlenega in da ga ne boste izkoristili za dodeljevanje novih tekočih nalog.

Da ne bi dosegli nasprotnega učinka
Če po letnem razgovoru ne boste ukrepali, boste s tem dosegli ravno nasprotni učinek od želenega. Dolgoročno bodo zaposleni dobili občutek, da letni razgovor ne prinese nobenih rezultatov in sprememb in bodo zato v prihodnje bolj zadržani in manj motivirani za odkrit pogovor. Smiselno je, da letnemu razgovoru sledi razvojni načrt, ki ga potrdimo in začnemo tudi uresničevati. In če pomislite, da potem letnega razgovora raje sploh ne bi izvedli, se spomnite, da so ti pogovori pomembno orodje. Če ga ne uporabimo, je komunikacija v podjetju zagotovo slabša, prenos informacij na vseh nivojih je manjši, vaši zaposleni pa se lahko zgubljajo v svojih delovnih obveznostih in ne vedo, kaj so njihove glavne naloge in kaj so glavna področja, ki bi jih morali izboljšati.

Pet ključnih smernic za pripravo sistema letnih razgovorov v vašem podjetju

  1. Osnovne smernice letnega razgovora naj bodo določene.
    V pomoč lahko sodelavcem pripravite formular, kjer so jasno navedena področja, ki jih boste obravnavali na letnem razgovoru.
  2. Na letni razgovor naj se pripravita oba – zaposleni in vodja.
    Na letni razgovor pridite pripravljeni, z jasno definiranim sporočilom, ki ga hočete dati zaposlenemu. Vedeti morate, kaj želite povedati, kaj so prednosti vašega zaposlenega, kaj njegove šibke točke in kaj pričakujete od zaposlenega v prihodnjem letu. Tisti, kateremu je namenjen pogovor, naj sam prej razmisli o svojem delu in pripravi oceno svojega dela,  nato pa z vodjo določita konkretne cilje za prihajajoče leto.
  3. Po razgovoru pripravite razvojni načrt
    Letnim razgovorom naj sledijo ukrepi, drugače boste z njimi na dolgi rok dosegli več škode kot koristi. Na podlagi razgovora določite aktivnosti za naslednje leto. Cilji naj bodo konkretni  – tako cilji za delovne rezultate in osebni razvoj.
  4. Poskrbite, da nekdo v podjetju aktivno spremlja realizacijo postavljenih ciljev.
  5. Letni razgovor naj poteka v pozitivnem in kar se da sproščenem vzdušju.
    S tem povečate možnost odprte in odkrite komunikacije. Tudi ko sporočamo negativne stvari, se držimo načela, da najprej izpostavimo pozitivne točke zaposlenega, nato predstavimo možnosti za izboljšave ter zaposlenemu omogočimo, da pove svoje mnenje.

Polona Romih, HR menedžer

Oddajte komentar

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Komentirate prijavljeni s svojim WordPress.com računom. Odjava / Spremeni )

Twitter picture

Komentirate prijavljeni s svojim Twitter računom. Odjava / Spremeni )

Facebook photo

Komentirate prijavljeni s svojim Facebook računom. Odjava / Spremeni )

Google+ photo

Komentirate prijavljeni s svojim Google+ računom. Odjava / Spremeni )

Connecting to %s